RGPD como arrendador —en qué debes fijarte de verdad
Como arrendador tratas datos de otras personas — inquilinos, antiguos inquilinos, interesados. Eso te sujeta al RGPD. Explicamos las 5 obligaciones más importantes, los errores más frecuentes y cómo evitar multas de hasta 20.000 €.
Por qué tú también estás sujeto al RGPD
En cuanto, como arrendador, tratas datos de inquilinos, interesados u otras personas físicas —es decir, los almacenas, comunicas, borras o analizas—, se aplica el RGPD. Basta una lista de Excel con direcciones de inquilinos y fecha de nacimiento para convertirte en responsable en el sentido del art. 4 n.º 7 RGPD.
La supervisión corresponde a la autoridad de protección de datos de tu estado federado. Multas de hasta 20 millones € o el 4 % de la facturación anual son posibles; en el contexto del arrendamiento, lo realista es entre 1.000 y 25.000 € por infracción.
Las 5 obligaciones más importantes
1. Deber de información (art. 13/14 RGPD)
En el primer contacto con el inquilino (consulta del interesado, contrato de arrendamiento, autoinforme) debes informar sobre:
- Quién eres (nombre, dirección, contacto)
- Qué datos recopilas (nombre, dirección, IBAN, profesión, ingresos)
- Por qué (gestión del contrato de arrendamiento, solvencia, gestión de impagos)
- Cuánto tiempo los conservas (10 años tras la finalización del contrato de arrendamiento)
- Qué derechos tiene el inquilino (acceso, rectificación, supresión, reclamación)
Aplicación práctica: una nota de protección de datos en formato A4 como anexo al contrato de arrendamiento. Existe una plantilla estándar gratuita.
2. Registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD)
Obligatorio para todo arrendador, independientemente del tamaño. Una lista con todas las actividades de tratamiento: «Gestión de datos de inquilinos», «Procesamiento de pagos de alquiler», «Elaboración de la liquidación de gastos», etc. Por actividad: finalidad, categorías de datos, destinatarios, plazos de supresión.
3. Obligaciones de supresión (art. 17 RGPD)
En cuanto desaparece la finalidad, los datos deben suprimirse. Plazos estándar:
- Interesados sin contrato: 6 meses (prueba en caso de infracciones de la AGG)
- Arrendamientos finalizados: 10 años (conservación fiscal)
- Requerimientos/cobros: 30 años (prescripción de créditos dinerarios)
- Confirmación del arrendador de la vivienda: 2 años
Atención: tras el vencimiento DEBES suprimir, no es algo meramente facultativo.
4. Derecho de acceso (art. 15 RGPD)
Si un inquilino (incluso uno antiguo) pregunta: «¿Qué datos tenéis sobre mí?», debes dar una respuesta completa en el plazo de 1 mes. Incluidos todos los datos almacenados, las finalidades, los destinatarios y los plazos de supresión.
5. Contratos de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD)
Si utilizas servicios que tratan datos de inquilinos (software en la nube, asesor fiscal, empresa de conserjería, proveedor de correo electrónico), necesitas contratos de encargo del tratamiento.
Los 7 errores más frecuentes
- Declaración personal del inquilino en una foto de WhatsApp sin proteger
- Datos del inquilino en un correo electrónico sin cifrar (p. ej. al asesor fiscal)
- Consulta a Schufa sin consentimiento del inquilino (prohibido según la sentencia del Tribunal Supremo de 2024)
- Transmitir datos de solvencia a nuevos arrendadores (prohibido)
- Datos antiguos de inquilinos no suprimidos (p. ej. Excel de 2018)
- Publicidad a antiguos inquilinos sin consentimiento
- Fotos de inquilinos en la web del arrendador sin consentimiento
Cómo te ayuda Rentprime
Rentprime está concebido como Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO configurado: contrato de encargado del tratamiento (AVV) digital en 2 minutos, datos principales y de los inquilinos cifrados en la UE (base de datos de la aplicación Estocolmo/Suecia, compute Fráncfort y Estocolmo; proveedores de alojamiento ISO-27001); funciones de IA así como alojamiento frontend/API entre otros a través de Vercel, Fly.io, Supabase, Cloudflare, Resend, Postmark, Twilio, Anthropic, Google (USA), protegidos por DPF/SCC, propuestas de eliminación automáticas al finalizar el contrato de alquiler, exportación completa de datos para las solicitudes de acceso (módulo de exportación RGPD + LOPDGDD).
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