Recibos Conservar durante 10 años — Conforme a la art. 30 CC y digital en lugar de archivadores.
La agencia tributaria exige: conservar todas las facturas, contratos de arrendamiento y liquidaciones durante 10 años a prueba de auditoría. Mostramos cómo hacerlo de forma digital y conforme a las art. 30 CC — sin archivador en el sótano, con exportación de un solo clic en una inspección.
¿Qué debe conservarse?
Como arrendador eres, a efectos fiscales, empresario en el sentido del §238 HGB. Es decir: el LGT Art. 70 y las art. 30 CC te obligan a la conservación durante 10 años de todos los justificantes relevantes para la actividad:
- Contratos de arrendamiento (originales + todos los anexos)
- Liquidaciones de gastos + comprobantes subyacentes (gasóleo de calefacción, electricidad, agua, portero)
- Comprobantes de pago del alquiler (extractos de cuenta, recibos)
- Requerimientos de pago, cartas de cobro, demandas de desahucio
- Actas de entrega (entrada + salida)
- Facturas de reparación + comprobantes de los operarios
- Pólizas de seguro + modificaciones de la póliza
- Correspondencia relevante a efectos fiscales (agencia tributaria, asesor fiscal)
- Confirmaciones del arrendador de la vivienda
Ten en cuenta: el plazo de 10 años empieza al finalizar el año natural en el que se originó el justificante. Por tanto, un justificante de 2026 debe conservarse hasta el 31.12.2036.
Qué exigen concretamente las art. 30 CC
Los \"Principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos\" (en abreviatura art. 30 CC) exigen:
- Inalterabilidad — un comprobante una vez archivado ya no puede modificarse
- Integridad — todos los comprobantes relevantes deben estar registrados
- Trazabilidad — ¿quién añadió/modificó qué y cuándo?
- Evaluabilidad automática — en una inspección, la agencia tributaria debe poder realizar búsquedas
- Sicher gegen Verlust — Backup-Konzept zwingend
Archivo en papel vs. digital — comparación
| Aspekt | Aktenordner (analog) | Digital (Cloud) |
|---|---|---|
| Platzbedarf | 4-6 Ordner pro Wohnung/Jahr | Null physisch |
| Suchen | 5-30 Minuten | 5 Sekunden (Volltext-Suche) |
| Risiko Verlust | hoch (Feuer, Wasser, Umzug) | niedrig (Cloud-Backup) |
| Exportación para la inspección fiscal | Tage / Wochen | 1 Klick ZIP-Download |
Archivado digital conforme a la art. 30 CC — cómo hacerlo bien
Paso 1: captura. Al recibir un justificante: foto con el móvil y generación de un hash (SHA-256). El hash es la prueba de que no se ha modificado nada.
Paso 2: clasificación. ¿Qué tipo de justificante? ¿Qué inmueble? ¿Qué inquilino? ¿Qué ejercicio fiscal? La IA ayuda automáticamente.
Paso 3: conservación. Al menos 2 copias de seguridad en la nube (p. ej. proveedor principal y duplicación automática). Cifrado AES-256 en reposo.
Paso 4: registro de auditoría. Cada acción (subida, visualización, descarga) se registra con fecha, usuario y hash. Prueba de inalterabilidad.
Paso 5: exportación. Ante una solicitud de inspección fiscal: todos los justificantes relevantes en cuestión de minutos como exportación ZIP estructurada.
Qué se arriesga en caso de incumplimiento
- Estimaciones en lugar de gastos deducibles — la agencia tributaria fija un valor estimado, normalmente inferior al real
- Retraso de la devolución de impuestos — con comprobantes faltantes son posibles reclamaciones de reintegro
- Multa en caso de negligencia dolosa — hasta 25.000 € (§379 AO)
- En el caso extremo: sospecha de evasión fiscal (§370 del Código Tributario alemán) en caso de destrucción sistemática de comprobantes
Cómo te ayuda Rentprime
Rentprime archiva todos los justificantes conformes a las art. 30 CC: hash SHA-256 al subir, registro de auditoría completo con fecha/usuario/acción, conservación automática durante 10 años (no es posible el borrado manual), exportación ZIP estructurada con 1 clic. Ante una inspección fiscal puedes entregar de inmediato a la agencia tributaria una exportación completa — ordenada por año, inmueble y tipo de coste.
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