Liquidación de gastos crear uno mismo — paso a paso.

Lo que debe contener una liquidación

Una liquidación correcta — incluso Liquidación de gastos de explotación llamada — debe contener la siguiente información mínima según jurisprudencia Tribunal Supremo:

• Periodo de liquidación (fecha exacta de … a …)
• Costes totales de la unidad económica por tipo de coste
• Clave de reparto por tipo de coste (p. ej. superficie habitable, personas, consumo)
• Coste proporcional para el inquilino individual
• Anticipos pagados por el inquilino
• Saldo (pago adicional o devolución)
• Para costes calefacción: repartido según RD 736/2020 § 7 (consumo + superficie)
• Desde 2023: reparto del CO₂ según el reparto de costes CO₂ con clasificación por niveles

Si falta alguna de estas indicaciones obligatorias, el inquilino puede considerar la liquidación como formalmente inválida rechazar (Tribunal Supremo). Tendrías que corregirlo y volver a entregarlo — una pérdida de tiempo evitable.

Paso 1: recopilar y asignar justificantes

A lo largo del año reúnes todas las facturas del inmueble: calefacción (Iberdrola, Endesa, municipal), agua, seguro, IBI, basuras, conserje, deshollinador, mantenimiento.

Importante: Separa gastos repercutibles y no repercutibles. Gastos de administración, mantenimiento y reparaciones, comisiones bancarias y gastos de búsqueda de inquilinos NO puedes repercutirlos al inquilino. Con Rentprime los marcas automáticamente — al introducirlos eliges el tipo de coste, y el software sabe si es repercutible o no.

Paso 2: definir la clave de reparto

Por cada tipo de coste debes aplicar la clave de reparto prevista en el contrato — o, a falta de pacto, la prevista por ley:

• Superficie habitable (m²): estándar para impuesto sobre bienes inmuebles, seguro, mantenimiento del jardín
• Número de unidades: residuos, conserje, electricidad común, ascensor
• Número de personas: costes de agua (cuando la medición no depende del consumo)
• Consumo: calefacción y agua (si hay contadores) — obligatorio conforme al §556a apdo. 2 BGB
• RD 736/2020 § 7: calefacción con 70% consumo + 30% superficie (o 50/50, 60/40)

Paso 3: calefacción según RD 736/2020 § 7

Calefacción y agua caliente son caso especial: 50 % mín, 70 % máx por consumo. 70/30 recomendado — incentivo máximo y reducción de la cuota CO₂ del arrendador.

Desde 2022 los contadores deben fernablesbar (RD 736/2020). Los dispositivos existentes deben adaptarse antes de fin de 2026. Quien no cumpla esta obligación se arriesga a que el inquilino reduzca un 15 % de los gastos de calefacción (RD 736/2020).

Paso 4: reparto CO₂ desde 2023

El reparto de costes CO₂ (DE) exige desde el 1 de enero de 2023 que los arrendadores participen en la cuota CO₂ de los gastos de calefacción. El nivel resulta de las emisiones de CO₂ por m² y año — para el gas natural el factor de emisión es 0,201 kg CO₂/kWh, para el gasóleo 0,266 kg/kWh.

Ejemplo de cálculo: vivienda de 78 m², calefacción de gas natural, consumo anual 12.000 kWh. Emisiones CO₂ = 12.000 × 0,201 = 2.412 kg. Por m²: 2.412 / 78 = ~31 kg CO₂/m²/año. Es el nivel 5 → arrendador 40 %, inquilino 60 %.

Paso 5: Cumple el plazo — Código civil alemán

La liquidación debe entregarse en 12 meses tras el fin del periodo de liquidación llegar al inquilino. Para liquidación de año natural (1.1. – 31.12.2025), debes haber entregado el 31.12.2026 — no enviado, sino zugegangen.

¿Te pierdes el plazo? Entonces puedes no poder reclamar pagos adicionales. Un saldo a favor debes abonarlo al inquilino igualmente. Una lección cara que muchos arrendadores aprenden una vez en la vida.

Paso 6: Documentar la entrega

Envía la liquidación por correo certificado o entrégala en mano (con recibo). En caso de disputa debes poder demostrar que el inquilino la recibió y cuándo. Un simple correo electrónico solo basta si está expresamente acordado en el contrato de arrendamiento.

Con Rentprime puedes gestionar la entrega a través del Portal de inquilinos documentar — el inquilino accede, recupera la liquidación, el software registra fecha y hora de forma verificable.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

• Costes de administración en el reparto — no repercutibles, motivo frecuente de impugnación
• Clave de reparto incorrecta — p.ej. agua por superficie en lugar de personas
• Reparto calefacción fuera del 50-70% — inválido
• Nivel CO₂ olvidado o mal calculado — inquilino puede reclamar
• Plazo incumplido — pagos adicionales perdidos
• Recibos no presentados para inspección — deber Código civil alemán
• Costes de búsqueda de inquilinos o de desocupación repercutidos — no permitido

Software vs Excel vs asesor fiscal

Tres opciones para la creación:

• Plantilla Excel: gratis pero propensa a errores y lenta — 4-12 horas por propiedad al año
• Asesor fiscal: 30–80 € por liquidación, a cambio jurídicamente seguro
• Software wie Rentprime: ab 15,90 €/Monat (5 Einheiten) — automatische Berechnung, Updates bei Gesetzesänderungen, KI-Belegerkennung

Para 1-3 unidades Excel aún puede compensar. A partir de 4 unidades o si escasea el tiempo, el software es casi siempre más barato y seguro — sobre todo si no quieres seguir anualmente los cambios del reparto de costes CO₂ y la RD 736/2020.