Nebenkostenabrechnung Vorlage 2026
Eine Excel-Datei, die wirklich rechnet: Wohnflächen und Personen rein, Kosten zuordnen, Verteilerschlüssel wählen — Anteil und Nachzahlung je Einheit stehen von selbst da. Dazu ein druckbares PDF für die Ablage.
Was in der Vorlage steckt
- Blatt „Objekt & Einheiten": Wohnfläche, Personenzahl, Nutzungsmonate und Vorauszahlung je Wohnung
- Blatt „Kosten": alle 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 LAU Art. 20, jeweils mit Verteilerschlüssel
- Blatt „Abrechnung": rechnet Anteile, Gesamtkosten, Nachzahlung oder Guthaben je Einheit automatisch
- Blatt „Anleitung": die Pflichtangaben einer Abrechnung und die Fristen auf einer Seite
Was eine Abrechnung enthalten muss
Der Bundesgerichtshof verlangt fünf Angaben. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — unabhängig davon, ob richtig gerechnet wurde:
- Abrechnungszeitraum mit genauem Datum
- Gesamtkosten je Kostenart
- der angewandte Verteilerschlüssel, nachvollziehbar erklärt
- der auf die Einheit entfallende Anteil
- die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis
Die Frist, an der die meisten scheitern
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ZUGEHEN — nicht abgeschickt sein, sondern angekommen. Für das Kalenderjahr davor ist das jeweils der 31. Dezember. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen (LAU Art. 20); ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Ehrlich gesagt: wo die Vorlage aufhört
Sie rechnet, aber sie prüft nicht. Ob eine Kostenart überhaupt umlagefähig ist, ob dein Verteilerschlüssel zum Mietvertrag passt und ob die Heizkosten nach RD 736/2020 zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig aufgeteilt sind, musst du selbst sicherstellen. Heizung und Warmwasser lässt die Vorlage deshalb bewusst außen vor — dafür brauchst du die Ablesewerte je Einheit.
Wenn dir beim Ausfüllen auffällt, wie viel Handarbeit das ist: Rentprime macht denselben Vorgang in etwa zehn Minuten — inklusive Heizkosten, CO₂-Aufteilung und fertigem PDF für jeden Mieter.